Vedtekter for Sarpsborg Rotary Club
Sist revidert på årsmøtet 2025
Klubbens navn er Sarpsborg Rotary Club, medlem av Rotary International.
Visjon: Sarpsborg Rotary Club skal være til glede og berikelse for sine medlemmer og Sarpsborg-samfunnet.
§ 1 Hensikt
Hensikten med denne klubben er å:
- fremme målsettingen til Rotary
- gjennomføre vellykkede serviceprosjekter basert på de fem tjenesteområdene
- bidra til å fremme Rotary ved å styrke medlemsarbeidet
- støtte The Rotary Foundation
- utvikle ledere utover klubbnivå
§2 Målsetting
Rotarys mål er å oppmuntre og fremme tjenesteidealet som grunnlag for verdig virksomhet, og spesielt å oppmuntre og fremme:
- For det første: Utviklingen av personlige bekjentskaper som en mulighet for service
- For det andre: Høye etiske standarder i virksomhet og yrke, erkjenne verdien av all nyttig virksomhet, og det verdifulle i at hver rotarianers yrke er en mulighet til å tjene samfunnet
- For det tredje: Anvendelsen av idealet om service i hver rotarianers personlige-, virksomhet - og samfunnsliv
- For det fjerde: Fremme internasjonal forståelse, goodwill, og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra ulike yrker og virksomheter forent i tjenesteidealet
§3 Organisasjonsform
Klubben er en frittstående juridisk person med medlemmer, og er selveiende. At den er selveiende innebærer at ingen, verken medlemmer eller andre, har krav på foreningens formue eller eiendeler, eller er ansvarlig for gjeld eller andre forpliktelser. Klubben er medlem i Rotary International.
§4 Definisjoner
- Styret: Styret i klubben.
Styremedlem: Et medlem i klubbens styre. - Medlem: Et medlem av klubben, unntatt et æresmedlem.
- Beslutningsdyktighet: Minimum antall deltakere som må være til stede for at et vedtak skal være gyldig: En tredjedel av klubbens medlemmer for klubb-beslutninger og et flertall av styrets medlemmer for klubbens styrebeslutninger. Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.
- RI: Rotary International.
- Rotaryår: 12-månedersperioden fra 1. juli til 30. juni.
§5 Styret
Det styrende organet i klubben er styret, som et minimum består av presidenten, forrige års president, innkommende president, kasserer og sekretær.
§6 Valg av tillitsvalgte og deres funksjonstid
6.1 Senest en måned før valget, presenterer valgkomiteen kandidater til innkommende president, sekretær, kasserer og eventuelle andre ledige styreposisjoner.
6.2 Kandidaten som får flertall av stemmene for hver posisjon, er valgt til denne posisjonen.
6.3 Hvis et styremedlem fratrer sin posisjon, kan de gjenværende medlemmene av styret utnevne en erstatter.
6.4 Funksjonstid for hver rolle i styret er:
6.4.1. President Ett år
6.4.2. Forrige års president Ett år
6.4.3. Innkommende president Ett år
6.4.4. Kasserer Ett år
6.4.5. Sekretær Ett år
6.4.6. Styremedlem Ett år
6.5 Styrets kasserer registrerer protokollen fra Årsmøtet vedr. styrevalg i Brønnøysundregistrene. Ved evt. senere endringer i styrets sammensetning skal Brønnøysundregistrene oppdateres.
6.6 Klubben skal være registrert i Frivillighetsregisteret.
§7 Tillitsvalgtes plikter
7.1 Presidenten leder klubb- og styremøter.
7.2 Forrige års president fungerer som styremedlem i klubbstyret.
7.3 Innkommende president forbereder sitt år og fungerer som styremedlem.
7.4 Presidenten utpeker stedfortreder til å lede klubb- og styremøter i sitt fravær.
7.5 Et styremedlem deltar på styremøtene i tillegg til klubbmøter.
7.6 Sekretæren fører medlems- og oppmøteregister.
7.7 Kassereren fører tilsyn med alle midler og avlegger et årsregnskap.
7.8 Leder av komiteen for sosiale arrangement er ansvarlig tilrettelegger for gjennomføring av klubbmøter.
§8 Møter
8.1 Årsmøte er klubbens høyeste myndighet. Årsmøte i klubben avholdes senest 31. desember for å velge ledere og styremedlemmer som skal tiltre neste Rotaryår.
8.2 Klubben møter som følger: Mandager kl 1830. Sted: Scandic Hotel Sarpsborg. Rimelig varsel om endring eller kansellering av det vanlige møtet skal meddeles alle klubbmedlemmene.
8.3 Styremøter avholdes hver andre måned. Særskilte møter i styret kalles inn med rimelig varsel av presidenten eller etter anmodning fra minst to styremedlemmer.
§9 Avgifter
9.1 Årlige klubbavgifter inkluderer:
9.2.1. RIs medlemsavgifter
9.2.2. Abonnement på Rotary Norden
9.2.3. Andre Rotary- eller distriktsavgifter pr. medlem
9.3 Klubbavgifter betales til kontonummer 8215 01 07594
§10 Stemmegivning
Stemmegivning i klubben gjennomføres ved skriftlig avstemming, håndsopprekning eller akklamasjon. Dersom ett eller flere medlemmer krever det, skal det gjennomføres skriftlig avstemning.
§11 Komiteer
11.1 Klubbens komiteer omfatter de som er oppført i «Standard Rotary Club Constitution Paragraf 11, §7». I tillegg opprettes prosjektgrupper etter behov
11.2 Presidenten har møterett i alle komiteer.
11.3 Hver komités leder er ansvarlig for komiteens regelmessige møter og aktiviteter, fører tilsyn og koordinerer sitt arbeid, og rapporterer til styret om alle komitéaktiviteter.
§12 Økonomi
12.1 Før hvert regnskapsår starter, utarbeider styret et årlig budsjett med estimerte inntekter og utgifter.
12.2 Kassereren setter inn klubbmidler i klubbens bank, som er valgt av styret, delt inn i to konti: én for klubbdrift og én for prosjekter.
12.3 Regninger betales av kassereren eller en annen autorisert tillitsvalgt og godkjennes av to andre tillitsvalgte eller styremedlemmer.
12.4 En kvalifisert person gjennomfører årlig en grundig gjennomgang av alle finansielle transaksjoner.
12.5 Klubbens årsregnskap presenteres for klubbens medlemmer på årsmøtet. En finansrapport med nåværende og foregående års inntekter og utgifter, presenteres midt i året.
12.6 Regnskapsåret er fra 1. juli til 30. juni.
12.7. Årskontingenten fastsettes av årsmøte.
§13 Rekruttering av medlemmer
13.1 Et medlem i denne klubben eller fra en annen klubb kan fremme en kandidat til medlemskap for styret og/eller medlemskomitéen, eller ved at en annen klubb foreslår overføring av nåværende- eller tidligere medlemmer.
13.2 Styret skal behandle kandidatens medlemskap innen 30 dager og varsler forslagsstiller om vedtaket.
13.3 Hvis styret godkjenner kandidatens medlemskap, inviteres det potensielle medlemmet til å bli med i klubben.
§14 Endringer
Klubbens vedtekter kan endres på et vanlig klubbmøte. Endring av klubbvedtektene krever at det sendes skriftlig varsel til hvert medlem senest 21 dager før møtet, at møtet er beslutningsdyktig, og at to tredjedeler av stemmene støtter endringen. Endringer i disse vedtektene må være i samsvar med Standard Rotary Club Constitution, RI Constitution og Bylaws, og Rotary Code of Policies.
§15 Opphør av klubben
15.1 Oppløsning av klubben kan bare behandles på Årsmøtet eller i et ekstraordinært årsmøte.
15.2 Oppløsning krever minst 2/3 flertall.
15.3 Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles til et ekstraordinært Årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall.
15.4 Det skal velges et avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre, og får stilling som avviklingsstyre om intet valg foretas.
15.5 Sammenslåing med andre Rotaryklubber eller deling av klubben anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslåing/deling og nødvendige vedtektsendringer i denne forbindelse treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring i § 15. Styret skal i den forbindelse utarbeide en plan for sammenslåingen/delingen som Årsmøtet skal stemme over. Ved sammenslåing eller deling skal det innhentes samtykke fra foreningens kreditorer.
15.6 Foreningens formue skal etter oppløsning og gjeldsavleggelse tilfalle det formål foreningen arbeider for å fremme, ved at nettoformuen blir gitt til Rotary Foundation eller annen Rotary aktivitet slik Årsmøtet bestemmer.
15.7 Ingen medlemmer har krav på foreningens midler eller andel av disse.
15.8 Bestemmelsen i RI bylaws pkt 3.010 og overholdelse av disse er en forutsetning for klubbens oppløsning.